1.Definiciones
En el contexto del Código de Conducta de Proveedores, los siguientes términos tienen el significado que se precisa a continuación:
▪ «Contrato»: acuerdo celebrado entre las Partes sobre la base de las Condiciones Generales y de las correspondientes Órdenes de Compra emitidas por la Sociedad al Proveedor, para la compra por parte de la Sociedad de Mercancías y/o Servicios del Proveedor, siempre que las Condiciones Generales y las Órdenes de Compra contengan el acuerdo completo entre las Partes en relación con el objeto en cuestión; o el acuerdo celebrado entre las Partes sobre la base de los términos y condiciones específicos acordados para el suministro de determinadas Mercancías y/o Servicios a la Sociedad, según sea el caso;
▪ «Afiliada»: cualquier persona jurídica/entidad controlada directa o indirectamente, controlante o sujeta al control común de una de las Partes, entendiendo dicho control ejercido a través de la propiedad directa o indirecta del 50 % o más del capital social o de los derechos de voto de dicha persona jurídica/entidad;
▪ «Sociedad»: la sociedad Fedrigoni S.p.A., con sede legal en Verona, Via Enrico Fermi 13/F, código fiscal y número de IVA 01664630223, y/o su(s) Afiliada(s) indicada(s) en la Orden de Compra, que emite una Orden de Compra para la adquisición de Bienes o la obtención de Servicios del Proveedor;
▪ «Información confidencial»: Cualquier información confidencial, comercial o de otro tipo, relacionada con una Parte, sus materiales, productos, procedimientos, servicios y actividades, proporcionada, en cualquier forma, por y/o en nombre de una Parte a la otra Parte;
▪ «Representantes»: los empleados y representantes legales de la Sociedad;
▪ «Condiciones Generales»: las condiciones generales de compra de la Sociedad, que regulan los términos y condiciones para la adquisición de Bienes y/o la prestación de Servicios de un Proveedor en cumplimiento de las Órdenes de Compra emitidas de vez en cuando por la Sociedad, disponibles en línea para consulta libre en el sitio web www.fedrigoni.com;
▪ «Mercancías»: bienes materiales o inmateriales vendidos por el Proveedor a la Sociedad;
▪ «Parte»: la Sociedad o el Proveedor considerados individualmente, según sea el caso;
▪ «Partes»: la Sociedad y el Proveedor considerados colectivamente;
▪ «Órdenes de Compra»: órdenes de compra de Mercancías o la prestación de Servicios emitidas por la Sociedad al Proveedor;
▪ «CCF»: el presente Código de Conducta de Proveedores;
▪ «Servicios»: trabajo y/o servicios intelectuales realizados por el Proveedor para la Sociedad;
▪ «Proveedor»: persona física o jurídica que proporciona Mercancías y/o Servicios a la Sociedad en virtud del Contrato.
2.Propósito y objeto
2.1. La Sociedad cree firmemente que un abastecimiento sostenible es un medio eficaz para promover valores y prácticas responsables a lo largo de toda la cadena de valor. La empresa, esforzándose por construir relaciones y asociaciones fuertes y duraderas con sus proveedores, pretende promover un comportamiento responsable en toda su cadena de suministro.
2.2. El presente CCF establece los estándares mínimos relativos a las normas y requisitos de sostenibilidad exigidos por la Sociedad, que todos los Proveedores deben cumplir durante toda la duración de la relación comercial entre las Partes.
2.3. El Proveedor se compromete a cumplir con las disposiciones del CCF, según se modifiquen de vez en cuando, en relación con el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del Contrato y en sus relaciones con la Sociedad. Se entiende que si el Proveedor ha adoptado su propio código de conducta (o documento similar) que prevé, en todo o en parte, normas más estrictas que las del CCF, estará autorizado a adherirse a sus propias normas más estrictas, siempre que se garantice en todo caso el cumplimiento de las disposiciones del presente CCF.
2.4. El presente CCF constituye parte integrante y esencial de todos los acuerdos entre las Partes.
2.5. Este CCF está disponible para consulta y descarga gratuita en la sede de la Sociedad y en el sitio web www.fedrigoni.com.
3.Sistemas de gestión
3.1. El Proveedor debe garantizar la implementación de sistemas de gestión adecuados y eficaces para cumplir con el presente CCF, las leyes y regulaciones aplicables. El funcionamiento y la calidad del sistema de gestión deben ser proporcionales al tamaño, la complejidad y el contexto de riesgo de la actividad del Proveedor.
3.2. Los requisitos mínimos son los siguientes:
a) El Proveedor debe adoptar un enfoque estructurado para evaluar, mitigar y gestionar los riesgos relacionados con los derechos humanos y laborales, la salud y seguridad en el trabajo, el negocio responsable y el impacto ambiental (en adelante, «cuestiones relacionadas con el Código de Conducta»);
b) El Proveedor debe adoptar acciones de mejora relacionadas con las cuestiones del Código de Conducta e identificar las acciones destinadas a alcanzar dichos objetivos para garantizar la mejora del desempeño. En caso de incumplimiento de los estándares previstos por el CCF, el Proveedor se compromete a tomar todas las medidas necesarias para garantizar su cumplimiento;
c) El Proveedor debe cumplir con todas las leyes, regulaciones y condiciones contractuales que afecten sus asignaciones, y comunicarlas de manera oportuna a los empleados y socios comerciales a través de una formación adecuada;
d) El Proveedor debe implementar sistemas para permitir la presentación de quejas relacionadas con cuestiones del Código de Conducta.
4.Derechos humanos y laborales
4.1. Derechos humanos
El Proveedor se compromete a:
a) Respetar los derechos humanos y no ser cómplice de violaciones de los derechos humanos;
b) Mapear su impacto en los derechos humanos si así se acuerda;
c) Disponer de los medios adecuados para resolver posibles violaciones de los derechos humanos;
d) Prohibir cualquier tipo de discriminación y acoso.
4.2. Derechos fundamentales de los trabajadores
El Proveedor se compromete a:
a) No contratar a personas menores de 18 años, o la edad mínima según la legislación nacional, si es superior (en línea con el Convenio OIT 138 sobre trabajo infantil);
b) Asegurarse de que la contratación de personas por encima de la edad mínima legal, pero menores de 18 años, no ponga en peligro la educación, la salud, la seguridad o la moral de las personas;
c) Reconocer los derechos de los empleados a organizarse, ser miembros de un sindicato y negociar colectivamente;
d) No recurrir a ninguna forma de trabajo forzoso;
e) No discriminar a ningún empleado o posible empleado;
f) Tratar a todos los empleados con equidad y respeto.
4.3. Salarios y horarios de trabajo
El Proveedor se compromete a:
a) Pagar a los empleados el salario mínimo y las horas extraordinarias según lo establecido por las leyes nacionales o los convenios colectivos;
b) Aplicar el horario de trabajo de acuerdo con la ley y los convenios colectivos aplicables. Donde no existan tales leyes o acuerdos, el horario de trabajo no debe exceder las 48 horas semanales;
c) Conceder a todos los empleados al menos un día de descanso cada siete días consecutivos de trabajo, a menos que se disponga lo contrario en las leyes aplicables.
5.Salud y seguridad en el trabajo (OHS)
El Proveedor se compromete a:
a) Cumplir con todos los requisitos legales aplicables en materia de salud y seguridad en el trabajo (OHS);
b) Tener una política escrita en materia de OHS que demuestre su compromiso con la OHS, y nombrar a personas responsables de la OHS dentro de su organización;
c) Asegurarse de disponer de un control operativo, como normas y procedimientos, e informar de ello a todos los empleados;
d) Disponer de procedimientos de gestión de emergencias;
e) Sensibilizar a los empleados sobre las cuestiones de OHS, fomentar una cultura de seguridad a través de una comunicación abierta y asegurarse de que todo el personal haya recibido una formación adecuada en OHS;
f) Medir y monitorear el desempeño y los posibles peligros de OHS a través de inspecciones y auditorías en el lugar de trabajo;
g) Informar e investigar los incidentes relacionados con la OHS.
6.Impacto ambiental
El Proveedor se compromete a:
a) Cumplir con todos los requisitos ambientales, incluyendo la prevención de la contaminación, la gestión de residuos, las emisiones de gases de efecto invernadero, el consumo de energía, las sustancias peligrosas, la biodiversidad y la no deforestación o la conservación del territorio y la eficiencia de los recursos, de acuerdo con las leyes, regulaciones y permisos aplicables;
b) Nombrar a personas responsables de las cuestiones ambientales dentro de su organización;
c) Asegurarse de que sus empleados tengan conocimientos y experiencias adecuadas en materia ambiental, así como recursos que les permitan cumplir con sus responsabilidades ambientales;
d) Garantizar la difusión a todos los empleados de instrucciones escritas e información pertinente sobre los procesos que tienen un impacto ambiental potencial (por ejemplo, el almacenamiento y la manipulación de materiales peligrosos);
e) Trabajar para prevenir posibles emergencias ambientales y garantizar la preparación para responder adecuadamente en tal eventualidad, analizando, identificando y adoptando medidas preventivas y correctivas;
f) Gestionar sistemáticamente las violaciones o problemas ambientales y comunicar la información a los empleados y a las partes interesadas externas, incluida la Sociedad si está involucrada;
g) Proporcionar a la Sociedad hojas de seguridad de materiales (hojas técnicas o de datos de seguridad) actualizadas y todos los documentos e información pertinentes solicitados por la Sociedad;
h) Compartir, si están disponibles, toda la información ambiental relevante, incluidos los datos relacionados con el Análisis del Ciclo de Vida del producto (LCA), las emisiones de gases de efecto invernadero (GHG), la biodiversidad, la no deforestación o la conservación del territorio
7.Negocios responsables
El Proveedor se compromete a:
a) Llevar a cabo sus actividades en pleno cumplimiento de la normativa vigente en materia de antimonopolio y competencia leal;
b) Prevenir posibles conflictos de interés entre las Partes;
c) No aceptar ni ofrecer sobornos, pagos facilitadores o cualquier objeto de valor con el fin de obtener o mantener negocios o cualquier beneficio o ventaja indebida, debiendo, en general, cumplir con la legislación anticorrupción existente;
d) Cumplir con todas las normas y regulaciones, incluidas las previstas por la Sociedad, relativas a la seguridad y calidad de los productos y servicios;
e) Registrar y divulgar con transparencia y precisión los detalles de sus operaciones comerciales, la estructura organizativa, la situación económica y el desempeño de acuerdo con las leyes y regulaciones vigentes. Esto puede incluir lo siguiente:
i. Los Representantes estarán obligados a pagar sus propios gastos de viaje y alojamiento durante las visitas al Proveedor, en conferencias, inspecciones de plantas, etc.;
ii. No se deben otorgar regalos, obsequios o sumas de dinero a los Representantes que puedan considerarse inapropiados o inadecuados en relación con posibles transacciones comerciales.
8.Informes
8.1. La Oficina de Compras de la Sociedad está dispuesta a proporcionar asistencia en relación con la interpretación y aplicación de este CCF, para que el Proveedor y todos sus empleados puedan informar de manera confidencial cualquier preocupación/duda/temor a:
Fedrigoni S.p.A. Via Enrico Fermi 13/F, 37135 Verona, Italia Oficina de Cumplimiento y Auditoría Interna del Grupo codeofethics@fedrigoni.com o utilizando el canal de Denuncias, disponible en el sitio web del Grupo Fedrigoni.
8.2. El Proveedor se compromete, en particular, a informar de manera oportuna a la Sociedad, a la dirección o canal indicado en el punto 8.1, cualquier cuestión relacionada con el CCF que pueda afectar la relación entre las Partes y cualquier incumplimiento del CCF.
9.Auditoría
9.1. El Proveedor se compromete a garantizar el permiso a los Representantes, o a cualquier tercera parte autorizada por la Sociedad y que sea razonablemente aceptable para el Proveedor, para verificar las operaciones del Proveedor que sean relevantes para este CCF (en presencia del Proveedor), incluidas, pero no limitadas a, las instalaciones del Proveedor y el análisis de libros y registros (la «Auditoría»).
9.2. Se entiende que la Sociedad se reserva el derecho de realizar una Auditoría antes de la firma de un Contrato y/o durante toda la duración del Contrato correspondiente según sus necesidades.
9.3. En relación con la Auditoría, el Proveedor se compromete a comunicar, a solicitud de la Sociedad, la información y los datos requeridos, a menos que esto constituya una violación de sus obligaciones legales sobre la divulgación de información. A solicitud del Proveedor, las Partes firmarán un acuerdo de confidencialidad relativo a toda la Información confidencial comunicada en relación con la Auditoría.
10.Implementación del CCF y consecuencias en caso de violaciones
10.1. En general, si la Sociedad constata que el Proveedor no está cumpliendo con los requisitos y estándares definidos en este CCF, la Sociedad puede ofrecer orientación sobre las cuestiones a abordar. El Proveedor se compromete a tomar de manera oportuna las acciones necesarias según lo indicado por la Sociedad.
10.2. Se entiende que en caso de violación de las disposiciones del CCF, la Sociedad se reserva el derecho de cancelar las Órdenes de Compra vigentes, suspender futuras Órdenes de Compra o rescindir inmediatamente el Contrato.
11.Código ético y otros reglamentos internos
El Proveedor reconoce que el Grupo Fedrigoni, de conformidad con el Decreto Legislativo del 8 de junio de 2001 n. 231 (el «Decreto»), también ha adoptado un modelo organizativo, un conjunto de políticas globales y un código ético, disponibles, consultables y descargables gratuitamente en la sede de la Sociedad y en el sitio web www.fedrigoni.com. El Proveedor se compromete a abstenerse de comportamientos que puedan constituir delitos según el Decreto, independientemente de la comisión efectiva del delito o de su punibilidad, así como a operar en cumplimiento de las disposiciones y principios del propio Decreto. El Proveedor también se compromete a cumplir con las disposiciones del Código Ético, en la medida en que le corresponda y según se enmiende de vez en cuando, en relación con el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del Contrato y durante sus relaciones con la Sociedad. En caso de violación de las disposiciones del Código Ético, la Sociedad tendrá derecho a rescindir inmediatamente el Contrato y a solicitar al Proveedor una indemnización por los posibles daños sufridos, dentro de los límites cuantificados.
12.Subcontratistas
El Proveedor, en caso de que utilice subcontratistas (siempre y cuando estén debidamente autorizados por la Sociedad), seguirá siendo responsable solidariamente ante la Sociedad de la correcta ejecución de las actividades que se les encomienden y del cumplimiento de lo previsto en el CCF, cuyas disposiciones se incluirán en el contrato correspondiente que se celebre entre el Proveedor y el subcontratista.