- 1. Definiciones
En el contexto del Código de Conducta del Proveedor (SCoC), los siguientes términos tendrán el significado especificado a continuación:
- “Acuerdo”: acuerdo celebrado por las Partes basado en las Condiciones Generales y las Órdenes de Compra relevantes emitidas por la Compañía al Proveedor, para la adquisición por parte de la Compañía de los Bienes y/o Servicios del Proveedor, siempre que las Condiciones Generales y las Órdenes de Compra establezcan el acuerdo completo entre las Partes con respecto a su objeto;
O el acuerdo celebrado por las Partes basado en los términos y condiciones específicos negociados para el suministro de ciertos Bienes y/o Servicios a la Compañía según corresponda; - “Afiliado”: cualquier persona/entity jurídica controlada directa o indirectamente por, controlando o sujeta al control común de una de las Partes, siendo tal control ejercido a través de la propiedad directa o indirecta del 50% o más del capital social o de los derechos de voto de dicha persona/entity jurídica;
- “Compañía”: la compañía Fedrigoni S.p.A., con oficina registrada en Verona, Via Enrico Fermi 13/F, código fiscal y número de IVA 01664630223, y/o sus Afiliados indicados en la Orden de Compra, que emite una Orden de Compra para la adquisición de Bienes o para obtener Servicios del Proveedor;
- “Información Confidencial”: cualquier información confidencial, comercial o de otro tipo, relacionada con una Parte, sus materiales, productos, procesos, servicios y actividades, suministrada, en cualquier forma, por y/o en nombre de una Parte a la otra Parte;
- “Representantes”: los empleados y representantes legales de la Compañía;
- “Condiciones Generales”: las condiciones generales de compra de la Compañía, que rigen los términos y condiciones para la compra de Bienes y/o el suministro de Servicios de un Proveedor en ejecución de Órdenes de Compra emitidas por la Compañía de vez en cuando, disponibles en línea para consulta gratuita en el sitio web www.fedrigoni.com.;
- “Bienes”: activos tangibles o intangibles vendidos por el Proveedor a la Compañía;
- “Parte”: la Compañía o el Proveedor individualmente según corresponda;
- “Partes”: la Compañía y el Proveedor conjuntamente;
- “Órdenes de Compra”: órdenes de compra de Bienes o la provisión de Servicios emitidas por la Compañía al Proveedor;
- “SCoC”: este Código de Conducta del Proveedor;
- “Servicios”: trabajo y/o servicios intelectuales prestados por el Proveedor a la Compañía;
- “Proveedor”: persona natural o jurídica que suministra Bienes y/o Servicios a la Compañía en base al Acuerdo.
2. Propósito y objeto
La Compañía cree firmemente que la adquisición responsable es un vehículo eficaz para influir en los valores y prácticas sostenibles en toda la cadena de valor. Al esforzarse por construir relaciones y asociaciones sólidas y duraderas con sus Proveedores, la Compañía tiene como objetivo promover un comportamiento responsable en toda su cadena de suministro.
Este SCoC establece los estándares mínimos relativos a las normas y regulaciones de sostenibilidad requeridas por la Compañía, con los que todos los Proveedores deben cumplir durante toda la duración de la relación comercial entre las Partes.
El Proveedor se compromete a cumplir las disposiciones del SCoC, según enmendado de vez en cuando, en relación con el desempeño de sus obligaciones derivadas del Acuerdo y en sus relaciones con la Compañía. Se entiende que si el Proveedor ha implementado su propio código de conducta (o documento similar) que establece -en su totalidad o en parte- reglas más estrictas que el SCoC, tendrá derecho a cumplir con sus propios estándares más restrictivos, siempre que el respeto a las disposiciones de este SCoC se garantice en cualquier caso.
Este SCoC constituirá una parte integral y sustancial de todos los Acuerdos entre las Partes.
Este SCoC está disponible para consulta y descarga gratuita en la oficina registrada de la Compañía y en el sitio web www.fedrigoni.com.
3. Sistemas de gestión
El Proveedor debe asegurar que se implementen sistemas de gestión adecuados y efectivos para cumplir con este SCoC y con las leyes y regulaciones aplicables. El funcionamiento y la calidad del sistema de gestión deben ser proporcionales al tamaño, complejidad y entorno de riesgo del negocio del Proveedor.
Los siguientes son los requisitos mínimos:
a) El Proveedor debe adoptar un enfoque estructurado para evaluar, mitigar y gestionar los riesgos relacionados con los derechos humanos y laborales, la salud y seguridad ocupacional, el impacto empresarial responsable y ambiental (en adelante «Temas del Código de Conducta»);
b) El Proveedor debe adoptar acciones de mejora relacionadas con los Temas del Código de Conducta e identificar acciones para alcanzar estos objetivos para garantizar la mejora del rendimiento. Si el Proveedor no cumple con los estándares de este SCoC, se compromete a tomar todas las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento del mismo;
c) El Proveedor debe cumplir con todas las leyes, regulaciones y términos contractuales que rigen sus asignaciones, y comunicarlas de manera oportuna a los empleados y socios comerciales a través de una capacitación adecuada;
d) El Proveedor debe asegurar que se implementen sistemas para permitir la denuncia de quejas relacionadas con los Temas del Código de Conducta.
Derechos Humanos y Laborales
4.1. Derechos humanos El Proveedor debe:
a) respetar los derechos humanos y no ser cómplice de violaciones de derechos humanos;
b) mapear su impacto en los derechos humanos cuando se acuerde;
c) tener medios adecuados para rectificar cualquier violación de derechos humanos.
4.2. Derechos laborales básicos El Proveedor debe:
a) no emplear a nadie menor de 18 años, o la edad mínima según la legislación nacional, lo que sea mayor (en línea con el Convenio 138 de la OIT sobre el trabajo infantil);
b) asegurarse de que emplear a cualquier persona por encima de la edad mínima legal pero menor de 18 años no ponga en riesgo la educación, salud, seguridad o moral de la persona;
c) reconocer los derechos de los empleados a organizarse, ser miembros de un sindicato y negociar colectivamente;
d) no utilizar ninguna forma de trabajo forzado;
e) no discriminar a ningún empleado o posible empleado;
f) tratar a todos los empleados con equidad y respeto.
4.3. Salarios y horas de trabajo El Proveedor debe:
a) pagar a los empleados el salario mínimo y los salarios por horas extras según lo establecido por las leyes nacionales o los convenios colectivos;
b) aplicar las horas de trabajo de acuerdo con la ley aplicable y los convenios colectivos. Cuando no existan tales leyes o acuerdos, las horas de trabajo no deben exceder las 48 horas por semana;
c) permitir a todos los empleados al menos un día de descanso por cada siete días consecutivos de trabajo, a menos que las leyes aplicables regulen de manera diferente.
5. Salud y Seguridad Ocupacional (SSO)
El Proveedor debe:
a) cumplir con todos los requisitos legales aplicables de SSO;
b) tener una política escrita de SSO propia que demuestre su compromiso con la SSO, y designar personas responsables de SSO dentro de su organización;
c) asegurarse de que se implementen controles operativos como reglas y procedimientos, y que todos los empleados hayan sido informados de los mismos;
d) tener procedimientos de respuesta a emergencias;
e) aumentar la conciencia de los empleados sobre temas de SSO, reforzar una cultura de seguridad mediante una comunicación abierta y garantizar que todo el personal haya recibido una formación adecuada en SSO;
f) medir y rastrear el desempeño de la SSO y cualquier riesgo de SSO a través de inspecciones y auditorías en el lugar de trabajo;
g) informar e investigar todos los incidentes relacionados con la SSO.
6. Impacto Ambiental
El Proveedor debe:
a) cumplir con todos los requisitos ambientales, incluida la prevención de la contaminación, la gestión de residuos, las emisiones de gases de efecto invernadero, el consumo de energía, las sustancias peligrosas, la biodiversidad y la no deforestación o conservación de la tierra y la eficiencia de recursos, de acuerdo con las leyes, regulaciones y permisos aplicables;
b) designar personas responsables de los problemas ambientales dentro de su organización;
c) asegurarse de que sus empleados tengan el conocimiento y la experiencia adecuados en temas ambientales, así como recursos para cumplir con sus responsabilidades ambientales;
d) garantizar la disponibilidad para todos los empleados de instrucciones escritas e información relevante relacionada con procesos con un impacto ambiental potencial (por ejemplo, almacenamiento y manipulación de materiales peligrosos);
e) trabajar para prevenir cualquier emergencia ambiental y garantizar la preparación para responder adecuadamente en dicho evento mediante el análisis, identificación y adopción de medidas preventivas y correctivas;
f) gestionar sistemáticamente las infracciones o disputas ambientales y comunicar la información a los empleados y partes interesadas externas, incluida la Compañía si se ve afectada;
g) proporcionar a la Compañía hojas de datos de seguridad de materiales actualizadas (TDS o SDS) y todos los documentos e información relevantes solicitados por la Compañía.
h) Compartir, si está disponible, toda la información ambiental relevante, incluidos los datos sobre LCA, emisiones de gases de efecto invernadero, biodiversidad, no deforestación o conservación de tierras.
7. Negocio Responsable
El Proveedor debe:
a) llevar a cabo sus actividades en pleno cumplimiento de la legislación existente en materia de competencia desleal y competencia justa;
b) prevenir posibles conflictos de interés entre las Partes;
c) no aceptar ni ofrecer sobornos, pagos de facilitación o cualquier cosa de valor con el fin de obtener o retener negocios o cualquier beneficio o ventaja indebida, y debe -en general- cumplir con la legislación anticorrupción existente;
d) cumplir con todas las normas y regulaciones, incluidas aquellas definidas por la Compañía, relacionadas con la seguridad y calidad de productos y servicios;
e) registrar y revelar detalles transparentes y precisos de sus operaciones comerciales, estructura organizativa, situación financiera y desempeño según las leyes y regulaciones existentes.
Esto puede incluir lo siguiente:
i. los Representantes deben pagar sus propios gastos de viaje y alojamiento cuando visiten al Proveedor, conferencias, plantas, etc.;
ii. los Representantes no deben recibir ningún regalo, hospitalidad o gastos que puedan considerarse irrazonables o inapropiados con respecto a transacciones comerciales potenciales.
8. Informe
8.1. El Departamento de Adquisiciones de la Compañía está disponible para brindar ayuda con la interpretación e implementación de este SCoC, siempre que el Proveedor y todos sus empleados puedan informar cualquier inquietud de manera confidencial a:
Fedrigoni S.p.A. Via Enrico Fermi 13/F, 37135 Verona, Italia Oficina de Cumplimiento y Auditoría Interna del Grupo codeofethics@fedrigoni.com
o
utilizando el Canal de Denuncia, disponible en el sitio web de la Compañía
8.2. El Proveedor se compromete en particular a informar prontamente cualquier Asunto de Código de Conducta que pueda afectar la relación entre las Partes y cualquier incumplimiento del SCoC a la Compañía en la dirección o el canal indicado en el párrafo 8.1.
9. Auditoría
9.1. El Proveedor se compromete a otorgar permiso a los Representantes, o a cualquier tercero autorizado por la Compañía y razonablemente aceptable para el Proveedor, para auditar las operaciones del Proveedor relevantes para este SCoC (en presencia del Proveedor), incluyendo pero no limitado a las instalaciones del Proveedor y el análisis de libros y registros (la «Auditoría»).
9.2. Se entiende que la Compañía se reserva el derecho de llevar a cabo una Auditoría antes de la firma de un Acuerdo y/o durante la duración del Acuerdo relevante según sus necesidades.
9.3. En relación con la Auditoría, el Proveedor se compromete a divulgar a solicitud de la Compañía la información y los datos requeridos, a menos que esto constituya una violación de sus obligaciones legales de divulgación de información. A solicitud del Proveedor, las Partes celebrarán un acuerdo de confidencialidad con respecto a cualquier Información Confidencial divulgada en relación con la Auditoría.
- 10. Aplicación del SCoC y consecuencias de un incumplimiento
10.1. Como regla general, si la Compañía detecta que el Proveedor no está cumpliendo con los requisitos y estándares definidos en este SCoC, la Compañía puede ofrecer orientación sobre los problemas que deben abordarse. El Proveedor se compromete a implementar rápidamente las acciones necesarias según lo aconsejado por la Compañía.
10.2. Sin embargo, se entiende que en caso de infracción de las disposiciones del SCoC, la Compañía se reserva el derecho de cancelar Pedidos Pendientes, suspender Pedidos Futuros o terminar inmediatamente el Acuerdo.
- 11. Código de Ética y otras regulaciones internas
- El Proveedor reconoce que el Grupo Fedrigoni, de conformidad con el Decreto Legislativo 8 de junio de 2001 n. 231 (el «Decreto»), además ha adoptado un modelo organizativo, un conjunto de Políticas Globales y un código de ética (en adelante el «Código de Ética»), disponible para consulta y descarga gratuita en la oficina registrada de la Compañía y en el sitio web www.fedrigoni.com. El Proveedor se compromete a abstenerse de cualquier conducta que pueda configurar las hipótesis de delito a que se refiere el Decreto, independientemente de la perpetración real del delito o su castigo, así como a operar de conformidad con las normas y principios del propio Decreto. El Proveedor también se compromete a cumplir con las disposiciones del Código de Ética, en la medida de su competencia y según se modifique de vez en cuando, en relación con el cumplimiento de sus obligaciones derivadas del Acuerdo y en sus relaciones con la Compañía. En caso de infracción de las disposiciones del Código de Ética, la Compañía estará facultada para rescindir inmediatamente el Acuerdo y reclamar al Proveedor una compensación por cualquier daño sufrido, en la medida en que se pueda cuantificar.
- 12. Subcontratistas
- El Proveedor, en cualquier caso de uso de subcontratistas (si y cuando estén debidamente autorizados por la Compañía), permanecerá solidariamente responsable junto con este último hacia la Compañía por la correcta ejecución de las actividades encomendadas a ellos y por el cumplimiento de las disposiciones del SCoC, cuyas disposiciones se recordarán en el acuerdo relevante a celebrarse entre el Proveedor y el subcontratista.
Download the Fedrigoni’s Supplier code of conduct